Office Manager

  • 11 Rue Gaston Boyer, 51100 Reims, France
  • Temps complet
  • Département: Administration
  • Contract Type: Long term/Permanent contract

Description de l'entreprise

Le bonheur des uns fait le bonheur des autres.

Quel service rassemble autant d’entreprises, d’artisans, de professionnels et de particuliers, venus d’autant d'horizons différents ? 

Depuis 2006, nous sommes connectés aux Français et à leurs habitudes. Nous accompagnons nos 28 millions de visiteurs uniques chaque mois dans chaque étape de leur vie, pour (presque) tous leurs besoins. Nous sommes présents sur pratiquement toutes les catégories de biens et services et nous sommes toujours leader sur les catégories immobilier, automobile et emploi. 

Nous sommes de ceux qui pensent que le bonheur se partage et se transmet. Nous sommes convaincus que la proximité est génératrice d’opportunités. L’idée est toute simple, mais elle participe à changer le monde ! 

Chez leboncoin Groupe, nous avons depuis toujours le souci de l’humain, du bien-être des collaborateurs, de la préservation d’un équilibre sain entre les journées de travail et la vie privée. Pour continuer de grandir sans changer d’état d’esprit, nous privilégions une organisation horizontale et des méthodes de management modernes et agiles. Nous osons nous remettre en question chaque jour, nous réinventer quand c’est nécessaire, afin d’être toujours plus performants tout en restant fidèles à nos valeurs qui sont la proximité, la créativité, l’engagement et le pragmatisme. 

Depuis plusieurs années leboncoin Groupe participe à la promotion de la diversité en recrutant des personnes avant tout engagées et passionnées. La Mission Handicap s’engage dans cette dynamique en intégrant et accompagnant toutes les personnes en situation de handicap.

C’est également une entreprise où il fait bon travailler, puisqu’elle a été primée au Palmarès Best Workplaces France et Europe, selon le classement établi par l’institut Great Place To Work, et ce depuis 8 ans désormais !

Venez rejoindre notre site Rémois du boncoin, composé de 80 personnes dynamiques et en charge de missions passionnantes dédiées à la Publicité Digitale, la Fraude, le Recouvrement et le Conseil Client.
Venez partagez avec eux des challenges motivants et vivre une aventure humaine enrichissante et épanouissante !

Description du poste

Vous intégrez le site de Reims sous la responsabilité de la Responsable des Services Généraux basée à Paris. Vous l’assisterez dans les tâches administratives, gérerez la coordination avec les différents prestataires, veillerez en autonomie au bon fonctionnement du site et aux bonnes conditions de travail des équipes :

Gestion administrative et logistique du site :
- Accueil des visiteurs ;
- Gestion du courrier ;
- Approvisionnement et gestion des fournitures matérielles liées à l’environnement de travail des collaborateurs du site ;
- Relation prestataires/fournisseurs (consultation, négociation, commande et suivi), Challenger les prestataires de manière régulière, afin d’obtenir les meilleurs tarifs ;
- Assurer les relations avec l’ensemble des fournisseurs : maintenance, vérification de l’exécution des contrats, commande des fournitures, respect des normes d’hygiène et de sécurité ;
- Gestion budgétaire : préparation et suivi du budget des services généraux du site en respectant le process mis en place ;
- Garantir le respect des process et bon fonctionnement quotidien du site ;
- Suivi des obligations légales et réglementaires ;
- Organisation des réunions d'informations internes ;
- Assurer la coordination avec les différents services des autres sites (pour l'organisation d'événements, la communication, la gestion du budget...) ;
- Assurer la sécurité des biens et des personnes : vérification du matériel, organisation et suivi des formations SST et incendie, gestion et programmation des exercices d'évacuation... ;
- Assurer la maintenance et la conformité du site et y tenir des petits travaux lorsque cela est nécessaire ;
- Mise en place d’enquêtes semestrielles liées aux actions des SG sur site ;
- Être force de proposition pour l'amélioration continue du site ;
- Mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) en relation avec les ressources humaines ;
- Assurer un reporting hebdomadaire auprès de son manager basé à Paris.

Communication interne :
-  Faire vivre la newsletter ;
-  Organisation d'événements internes /animations ;
-  Communication Bertille (règles de vie, infos importantes pour le site etc…) en respectant la charte ;
-  Soutien au service communication du Groupe.

Coordination des travaux lorsqu’ils se tiennent :
- Relation avec les services techniques concernés ;
- Suivi des travaux sur site ;
- Reporting auprès de la Direction ;
- Aménagement (agencement, décoration) du site ;
- Préparation et accompagnement du zoning ;
- Gestion et coordination de la flotte vélos de service mise à disposition des collaborateurs du site (mise à disposition des vélos avec adaptation de la charte, maintenance et réparations éventuelles).

Qualifications

Bac + 3
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Informations complémentaires

- Rigueur et organisation.
- A l’aise avec le management à distance.
- Diplomate, autonome, esprit d’équipe.
- Vous êtes vif.ve, enjoué.ée et dynamique.

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