Coordinateur de Production / Production Coordinator

  • Montreal, QC, Canada
  • Full-time

Company Description

Part of the Mikros company and the Technicolor group, Mikros Animation's studios are dedicated to high-end CG Animation for feature films and episodic.

Galvanized by a proven track record, the teams in Paris, Montreal and London are working on their 9th feature film. The diversity, richness and ambition of contents go hand in hand with a collaborative and creative atmosphere where talent can best develop.

Job Description

Sous la direction du Line Producer, du Production Manager et en collaboration avec le Department Supervisor, le Coordinateur de Production est une ressource clés pour la production, jouant le rôle d’interface entre les artistes et la production.

Planification 

  • Adapter les plannings du département par rapport au planning global et à ses différentes étapes. 
  • Compléter le document ‘Weekly Target’ de planning du départment. 
  • S’assurer que les plannings des artistes et des supervisors sont à jour en fonction des changements liés à la production - notes des clients, modifications des shots - et évaluer leurs impacts sur les plannings et le travail actuel. 
  • Travailler en collaboration avec le supervisor de départment pour la résolution d’incidents impactant les équipes et leur planning. 

Bidding 

  • Travailler en collaboration avec les producers et supervisors pour évaluer les objectifs et quotas. 
  • Informer les artistes des objectifs du jour et de la semaine. 

 Tracking 

  • Valider et faire un suivi au quotidien des timelogs des équipes. 
  • Mettre à jour les statuts des shots et assets. 
  • Veiller au respect des délaid prévus pour chaque tâche - vérification et ajustement quotidien de leur échéancier dans Shotgun
  • Compléter et mettre à jour les estimations en fonction des notes des clients. 
  • S’assurer que les quotas sont atteints - correspondent aux estimations  
  • Mettre à jour les informations dans Shotgun pour maintenir le flux et le transfert d’informations / des travaux entre les départements en amont et en aval. 
  • S’assurer que le département en amont livre à temps et anticiper les retards de production. 
  • Avoir toujours un suivi auprès des départements en aval pour s’assurer qu’ils ont reçu les bonnes informations / livraisons de votre département. 

 Review 

  • Organiser, participer et gérer les dailies et review meetings, prendre des notes et les mettre à disposition dans Shotgun pour les équipes des départements ainsi que la production et responsables concernés. 
  • Etre auprès des équipes pour s’assurer que les artistes disposent de toutes les information / ressources nécessaires permettant de franchir les étapes importantes.
  • Préparer le Review Agenda la veille de la review et l’envoyer au client. 

 Reporting 

  • Faire le rapport hebdomadaire / Anticiper les difficultés potentielles, les retards de production et les faire remonter au producer / supervisors. 
  • Faire le rapport hebdomadaire des quotas au line producer et production manager. 

 

Reporting directly to the Line Producer and Production Manager and in direct contact with the department supervisor, the coordinator is a key resource person for the production as he/she acts as a link between all the artists and the production.

Scheduling 

  • Maintain and update the department’s schedule in-line with global schedule/milestones. 
  • Fill the Weekly Target document from the department schedule 
  • Keep artists and supervisors up to date with schedule changes/updates to production – client notes, shot changes, modifications – and evaluate impact on current work/Schedule.  
  • Work with the supervisors to problem solve issues with the department which may affect the schedule. 

  Bidding  

  • Work with the producers and Supervisors to evaluate artists’ targets, quotas and objectives. Ensuring all Artists are aware of daily/Weekly Targets.  

  Tracking 

  • Daily approval of teams timelogs and Track them ⇒ Time Spent Relative to time budgeted 
  • Update and maintain shot / asset statuses 
  • Daily update start and end dates and artist targets in shotgun 
  • Fill and update assets bids accordingly to client’s notes.  
  • Responsible to hit shots quotas or to fit into the assets Allowances 
  • Ensuring Shotgun is fully maintained to manage flow of information and transfer of information/work between upstream and downstream departments.  
  • To ensure that the upstream department is delivering on time or anticipate any delays. 
  • Always follow up with downstream departments to ensure they have received the correct information/deliveries from your department.  

  Review 

  • Organize, attend, and manage dailies and review meetings, take notes and upload to shotgun. Distribute to department crew and relevant production/Sups accordingly.  
  • Hold Rounds to ensure that the artists have all the necessary information/assets to hit milestones.  
  • Prepare the Review Agenda the day before the review and send it to the client 

  Reporting 

  • Fill the Weekly Report / Anticipate potential problems and production delays and alert producers/supervisors accordingly. 
  • Quotas weekly report to line Producers / Production manager 

Qualifications

  • Expériences souhaitées en coordination de production, idéalement en animation
  • Doté(e) d’une excellente communication (écrite et orale), vous êtes énergique, sociable et impliqué(e)
  • Rigoureux/se et très organisé(e), vous êtes minutieux, savez gérer les priorités et respecter les deadlines
  • Vous aimez travailler dans un environnement stimulant et exigeant où l’accent est mis sur le travail et la synergie d’équipe
  • Vous faites preuve d’initiative et de débrouillardise et êtes proactif
  • Connaissance du logiciel Shotgun et Excel nécessaires
 
  • Production coordinator experience, ideally in feature animation
  • Possess strong written and verbal communication skills
  • High attention to detail, with very strong organizational skills and a demonstrated ability to prioritize and manage conflicts
  • Proven scheduling experience
  • Being able to work well in a fast-paced, high-energy environment
  • Soft skills: Team-player, energetic, proactive, outgoing and involved
  • Advance knowledge of Shogun software and Excel preferred

 

Additional Information

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