Office Manager (F/H)

  • 9 Rue Nina Simone, 44000 Nantes, France
  • Temps complet

Description de l'entreprise

En associant le meilleur de l’humain et l’intelligence artificielle, la plateforme conversationnelle d’iAdvize permet aux marques d’offrir à grande échelle, à leurs clients, une expérience d’achat en ligne authentique et personnalisée.

Rendre les marques conversationnelles” est au coeur de notre mission.

Plus de 2,000 marques ont déployé notre plateforme et nos solutions pour améliorer l’expérience d’achat et ainsi augmenter leurs revenus en ligne tout en réduisant leurs coûts opérationnels 

Selon le besoin identifié au cours de son parcours, l’intelligence artificielle d’iAdvize connecte le visiteur au répondant le plus pertinent à travers une expérience 1:1 de messaging omnicanale et fluide :

  • un chatbot intelligent
  • un expert produit indépendant, disponible à la demande 24/7
  • un conseiller en magasin
  • un agent du service client

Nous faisons partie de la French Tech 120 (un programme reconnu par l'Etat Français pour accompagner les start-ups en fort développement et en capacité de devenir les leaders technologiques de rang mondial). Nous sommes aussi certifiés "Gartner Cool Vendor", société qui génère de la valeur, et nous travaillons pour des marques telles que Disney, L'Oréal, Nespresso, Leroy Merlin ou encore la Fnac.

iAdvize c'est aussi plus de 200 talents présents à Nantes (notre siège social), Paris (FR), Düsseldorf (DE) et Boston (US).

Le bien être de nos collaborateurs est essentiel pour nous et de nombreuses initiatives sont portées chaque année par nos équipes pour que nous puissions tous évoluer dans un contexte de travail propice à l'épanouissement personnel comme professionnel.

Convaincus par l'atout majeur que représente la diversité dans nos équipes, nous sommes fiers de compter plus de 17 nationalités différentes et plus de 45% de femmes dans nos effectifs. 

Vous pouvez retrouver plus d'informations et des photos de nos locaux sur notre page Welcome to the jungle et sur notre page 50inTech.

Description du poste

Afin de reconstituer notre équipe d’Office Management, nous sommes à la recherche d’un.e nouveau.lle Office Manager Polyvalent.e. 

Avec un rôle de gestionnaire des bureaux, vous contribuez aussi à la vie quotidienne de nos collaborateurs à travers les réservations de voyages ou encore à l’organisation d’événements internes. 

Comme nous sommes certifiés norme ISO27001, la sécurité des données est très importante pour nous. 

Les missions du poste  : 

Les missions s’articulent autour de 3 grands piliers du métier : 

  • Avoir le sens du service auprès d’interlocuteurs internes et externes, 
  • Etre le point de contact en interne pour assurer le bien-être des collaborateurs en répondant à leurs demandes, y compris celles de la Direction
  • Etre l’interlocuteur clé pour la gestion de notre espace de coworking. 

En détail cela consiste à :

  • Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (clients, candidats, fournisseurs, prestataires, groupes d’étudiants, intervenants…), 
  • Garantir la sécurité de nos locaux en filtrant les entrées, 
  • Assurer l’exécution de tâches administratives comme la gestion du courrier entrant sortant, la réception de colis des collaborateurs, ou la réservation des salles de réunion, 
  • Assurer les achats sur le périmètre MICE (Meetings (réunions), Incentive, Conferences et Events (événements professionnels), petits équipements et fournitures administratives, 
  • Suivre les contrats et gérer la relation avec nos fournisseurs de ce périmètre, 
  • Gérer et contrôler les notes de frais dans le respect de la politique d’entreprise, 
  • Organiser les déplacements professionnels dans le respect de la politique voyage, 
  • Gérer les demandes diverses des collaborateurs et des visiteurs (réservation taxi, réservation de restaurants, code wifi guest, objet trouvé..), 
  • Gérer notre espace de coworking (intégration et demandes des coworkers, facturation du coworking.). 

Qualifications

  • Vous avez un bon niveau d’anglais (B2),
  • Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack office, suite google..),
  • Votre expression orale et écrite est irréprochable, 
  • Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome, 
  • Vous êtes dynamique et souriant(e), 
  • Vous avez une première expérience professionnelle sur un poste similaire réussi,
  • Vous avez une aisance relationnelle, 
  • Vous avez le sens de l’engagement et du service. 

Informations complémentaires

  • Lieu de Travail : Nantes - Gare Sud
  • Type de contrat : CDI
  • Prise de fonction : ASAP

Rejoindre iAdvize, c’est…

  • Participer au développement d’une scale-up française ambitieuse, internationale et dynamique
  • Rejoindre une promotion de nouveaux, et participer à un programme d’onboarding d’une semaine qui vous formera sur la connaissance des différentes équipes, notre solution & notre écosystème
  • Rencontrer votre parrain ou marraine qui vous accueillera et qui fera en sorte que vos premiers pas chez iAdvize se déroulent au mieux
  • Travailler dans des conditions de travail agiles, où vous pourrez être force de proposition pour apporter vos idées
  • Bénéficier de notre charte télétravail & des avantages lié à notre Genius Program

 

La société iAdvize est attachée à la diversité de ses équipes et pratique une stricte politique de non-discrimination au recrutement

Vidéos à regarder

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