With over 20,000 members, SSMU’s role is to represent undergraduate students and to offer them services since 1908.

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Comptant plus de 20,000 membres, le rôle de l’AÉUM a été de représenter les étudiants de premier cycle et de leur offrir des services depuis l’année 1908. 

The primary responsibility of the Club Administrative Assistant is to assist the Vice-President (Student Life) with the management of the Club Committee.

RESPONSIBILITIES:

1) To respond to general questions, e-mails, and calls from SSMU Clubs and act as a general resource point for clubs;

2) To assist and advise representatives of student clubs on maintaining club status and club management;

3) To manage administrative tasks for clubs, including processing form submissions, executing resource requests, and facilitating bank account access.                                                                                

4) To administer, in conjunction with the Vice-President (Student Life), the application process for Club Status;

5) To assist and advise SSMU members on the process of applying for Interim Club Status and Full Club Status;

6) To review all submitted application for Interim Status and Full Status, and make recommendations for revisions where applicable to prepare applications for review by the Club Committee;

7) To prepare agendas in advance of and chair the SSMU Club Committee meetings;

8) To report to bi-weekly to SSMU’s Legislative Council on the decisions made by the Club Committee and to present those decisions for ratification;

9) To assist and advise representatives of student clubs on amendments to their constitutions.

10) To monitor compliance with club constitutions and with appendix G of the Memorandum of Agreement with McGill;

11) To make recommendations to the Vice-President (Student Life) on club policy and management.

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La responsabilité principale de l’Adjoint Administratif des Clubs est d’aider le Vice-Président (Vie Étudiante) avec la gestion du Comité des Clubs.

 

RESPONSABILITÉS:

1) Répondre aux questions, aux courriels et aux appels généraux des clubs de l’AÉUM ainsi qu’agir comme point de ressources générales pour les clubs;

2) Aider et conseiller les représentatifs des clubs étudiants avec le maintien du statut de club et la gestion du club;

3) Gérer les tâches administratives pour les clubs, y compris le traitement des soumissions de formulaires, l’exécution de demandes de ressources et la facilitation d’accès aux comptes bancaires;

4) Administrer, en conjonction avec le Vice-Président (Vie Étudiante), le processus de demande pour le statut de club;

5) Aider et conseiller les membres de l’AÉUM avec le processus de demande pour un statut de club intérimaire et plein;

6) Analyser toutes les demandes soumises pour le statut intérimaire et le statut plein ainsi que formuler de recommandations pour les révisions s’il y a lieu pour préparer les demandes pour la révision du Comité des Clubs;

7) Préparer les agendas en avance pour les réunions du Comité des Clubs de l’AÉUM que vous alliez ensuite présider;

8) Rapporter aux Conseils législatifs de l’AÉUM bihebdomadaire sur les décisions prises par le Comité des Clubs et présenter ces décisions pour ratification;

9) Aider et conseiller les représentatifs des clubs étudiants sur les modifications à leurs constitutions;

10)   Surveiller le respect des constitutions de clubs et d’appendice G dans le Mémorandum d’Accord avec McGill;

11) Formuler des recommandations pour le Vice-Président (Vie Étudiante) sur la politique et la gestion des Clubs.

• The Club Administrative Assistant must have knowledge of the functioning of SSMU clubs. Experience serving as an executive of a SSMU club is desirable;
• Experience with governance document revision is an asset;
• Good knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint);
• Reliability, integrity, strong planning skills, high degree of organization skills, strong analytical skills;
• Good communication skills both in English and French are desirable;
• Strong customer service skills required to respond to complaints and high pressure work environment.

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• L’Adjoint Administratif des Clubs devrait connaître le fonctionnement des clubs de l’AÉUM. De l’expérience comme exécutif d’un club de l’AÉUM est souhaitable;
• De l’expérience avec la révision des documents gouvernementaux est un atout;
• Bonne connaissance de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint);
• La fiabilité, l’intégrité, une forte capacité de planification, un haut degré des capacités organisationnelles, une forte capacité d’analyse;
• De bonnes aptitudes à la communication en anglais et en français sont désirables;
• De bonnes aptitudes en matière de service à la clientèle sont requises pour répondre aux plaintes et pour fonctionner dans le milieu de travail intense.

• Paid position: $14.17/hr
• Hours: On average 5-10 hours per week and 10-12 hours per week in September;
• Contract: June 1st, 2019 through April 30th, 2020;
• Deadline to apply is on May 6th, 2019;
• http://ssmu.ca

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• Poste rémunéré $14.17/hr
• Heures: 5-10 heures par semaine et 10-12 heures par semaine en septembre;
• Contrat: 1er juin 2019 jusqu’au 30 avril 2020;
• La date limite pour présenter une demande est le 6 Mai 2019;
• http://ssmu.ca