10 Wege, deinen Einstellungsprozess zu verbessern

Trotz begrenzter Ressourcen im Bereich Talentgewinnung wird erwartet, dass du deinen Recruiting-Prozess kontinuierlich optimierst. Diese Liste zeigt dir, wie du Schritt für Schritt Verbesserungen erzielst.

1. Automatisiere die Interviewplanung

Wenn das Hin und Her bei der Terminfindung wegfällt, können Recruiter:innen und Recruiting-Koordinator:innen deutlich mehr Stellen gleichzeitig betreuen. Das Ergebnis automatisierter Interviewplanung ist in der Regel eine schnellere Time-to-Fill.
Mit dem automatisierten Planungssystem von SmartRecruiters konnte das Lebensmittel-/Gastronomieunternehmen Wolt seine Belegschaft innerhalb von drei Jahren von 1.000 auf 6.000 Mitarbeitende skalieren – ohne zusätzliche Recruiting-Koordinator:innen.

2. Automatisiere das Kandidaten-Screening

Screenings können heute weitgehend automatisiert erfolgen – durch Chatbots, Pre-Hire-Assessments oder KI-gestütztes Matching. Die neuesten Chatbots bieten LLM-basierte Funktionen und ermöglichen eine dialogorientierte, skalierbare Kommunikation mit allen Kandidaten.

3. Verbessere die Entscheidungsfindung

Scorecards, die in ein Bewerbermanagement-System (ATS) integriert sind, sorgen für eine konsistente Bewertung entlang relevanter Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Kompetenzen.

4. Steigere die Relevanz deiner Reports

Ein gutes Reporting umfasst KPIs über alle Bereiche hinweg. Dadurch siehst du, wie effektiv deine Prozesse wirklich sind, wo Kandidat:innen abspringen und an welchen Stellen Optimierungen den größten Nutzen bringen.

5. Optimiere die Angebotsprozesse

Ein ATS sollte ermöglichen, dass Angebote am selben Tag erstellt und digital unterschrieben werden können – basierend auf vorkonfigurierten Vorlagen, die nach Abteilung, Region, Marke, Rolle oder anderen Kriterien differenziert sind. Außerdem sollte das ATS die Daten neuer Mitarbeitender automatisch ins HRIS übertragen und das Onboarding starten.

6. Automatisiere Einwilligungen und Datenaufbewahrung

Baue einen Talentpool auf, indem du ein System nutzt, das sowohl Einwilligungen für sofortige als auch für zukünftige Chancen verwaltet und gesetzeskonform die Aufbewahrung und Löschung von Bewerberdaten automatisch steuert.

7. Fördere interne Mobilität und Mitarbeiterempfehlungen

Um die Mitarbeiterbindung zu stärken und interne Entwicklung zu fördern, rücken viele Unternehmen interne Mobilität in den Fokus. Gleichzeitig sollen Empfehlungen aus Mitarbeiternetzwerken stärker genutzt werden. Ein internes Jobportal innerhalb deines ATS kann beide Themen unterstützen, indem Stellen leicht auffindbar und teilbar sind.

8. Stärke deine Recruiting-Brand und Werbung

Eine gebrandete Karriereseite sowie lokalisierte, mobiloptimierte und SEO-starke Inhalte sorgen dafür, dass du die passenden Talente genau dann erreichst, wenn du sie brauchst. Programmatic-Werbung unterstützt dich dabei, dein Budget effizient einzusetzen und automatisch auf Veränderungen in der Talent-Pipeline zu reagieren. Durch intelligentere Jobanzeigen kannst du außerdem die Kosten für Recruiting-Agenturen deutlich reduzieren oder ganz vermeiden.

9. Verschlanke deinen Recruiting-Tech-Stack

Laut Aptitude Research sind über 70 % der IT-Führungskräfte frustriert, weil Talentgewinnungsteams zu viele Einzellösungen nutzen. Wenn CRM, Stellenanzeigen, Recruiting, Onboarding, interne Karrierewege und Empfehlungsprogramme in einem einzigen System zusammenlaufen, verbessert sich automatisch die Datenqualität und Auswertungen werden zuverlässiger. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für IT und Wartung – und Recruiter:innen arbeiten mit weniger Tool-Wechseln und deutlich besseren Arbeitsabläufen.

10. Integriere Tools, die Zeit und Kosten sparen

Hintergrundprüfungen, Referenzchecks und KI-gestütztes Sourcing gehören zu den Zusatzlösungen, die spürbar Zeit sparen und Prozesse effizienter machen. Entscheidend ist, dass sie nahtlos in deine bestehenden Abläufe eingebunden sind.

Die genannten Schritte schaffen spürbaren Mehrwert für dein Unternehmen und machen deinen gesamten Einstellungsprozess effizienter und wirkungsvoller.