Einleitung

Überall auf der Welt haben Unternehmen mit einem regelrechten „Fluktuations-Tsunami“ zu kämpfen. Im Jahr 2021 kündigten oder wechselten 69 Millionen Menschen in den USA ihren Arbeitsplatz. Dieser Trend dürfte sich 2022 noch verstärken, insbesondere bei der jüngeren Generation. Eine aktuelle Microsoft-Umfrage ergab, dass 52 % der Arbeitnehmer:innen der Generation Z und der Millennials in diesem Jahr wahrscheinlich einen Arbeitgeberwechsel in Erwägung ziehen werden. Das ist ein Anstieg von 3 % gegenüber dem Vorjahr. Auf der anderen Seite des Atlantiks ist die Situation ebenso besorgniserregend. Eine Erhebung von Randstad UK zeigte, dass 69 % der britischen Arbeitnehmer:innen bereit sind, den Arbeitsplatz zu wechseln. Was steckt hinter diesem Trend?

Die Antwort sollte inzwischen klar sein: mangelndes Engagement und Unzufriedenheit. Studien belegen, dass sich heute nur 21 % der Arbeitnehmer:innen bei der Arbeit eingebunden fühlen. Fast die Hälfte fühlt sich von ihrem Unternehmen entfremdet und viel zu viele glauben, dass sich die Pandemie negativ auf ihre Unternehmenskultur ausgewirkt hat.

Daher ist es für Personalabteilungen unumgänglich, ihr Arbeitsumfeld zu überdenken. Das Onboarding ist ein äußerst wichtiger und dennoch oft vernachlässigter Baustein in diesem Prozess. 69 % der Arbeitnehmer:innen sind eher bereit, mindestens drei Jahre bei einem Unternehmen zu bleiben, wenn sie eine gute Einarbeitung erhalten haben. Doch nur 12 % der Arbeitnehmer:innen stimmen voll und ganz zu, dass ihr Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen gute Arbeit leistet.

69 % der Arbeitnehmer:innen sind eher bereit, mindestens drei Jahre bei einem Unternehmen zu bleiben, wenn sie eine gute Einarbeitung erhalten haben loyal employees
Nur 12 % der Arbeitnehmer:innen stimmen voll und ganz zu, dass ihr Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen gute Arbeit leistet satisfied employees

Ein schlechtes Onboarding vermittelt Bewerber:innen das Gefühl, dass das Unternehmen die im Einstellungsverfahren gemachten Versprechen nicht einhält. Das Onboarding entscheidet über Erfolg oder Misserfolg im Verhältnis von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen. Ohne ein gutes Onboarding-Programm riskieren Sie, in einem fortwährenden Kreislauf der Fluktuation zu geraten. Das schadet nicht nur Ihrem Ruf, sondern auch Ihrem Geschäftsergebnis. Laut Untersuchungen kann es ein Unternehmen sechs bis neun Monatsgehälter eines Mitarbeiter:innens kosten, einen Ersatz zu finden und einzustellen.

Was genau macht ein gutes Onboarding-Programm aus? Wie können Sie es so gestalten, dass es neuen Mitarbeiter:innen hilft, produktiv und engagiert zu sein? Wie können Sie es standardisieren, skalieren und einfach regionsübergreifend verwalten?

Finden Sie es in diesem Guide heraus. Auf den folgenden Seiten befassen wir uns mit Best Practices für ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis und Überlegungen zur Auswahl eines Onboarding-Tools.

Unser Guide eignet sich insbesondere für:

Abbildung mit Personalleitern
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Verantwortlichen für die Talentakquise
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Definition von Onboarding

Betrachten wir zunächst die grundlegenden Definitionen.

Onboarding ist der Prozess der formellen Integration neuer Mitarbeiter:innen in Ihr Unternehmen. Dazu gehört auch, dass alle Compliance-Dokumente unterzeichnet werden. Ein erfolgreiches Onboarding-Programm geht allerdings noch weiter: Es sollte neuen Mitarbeiter:innen das Gefühl geben, willkommen zu sein und sich in die Kultur Ihres Unternehmens einzugliedern. Es sollte sie mit den Tools und Teams vertraut machen, mit denen sie arbeiten werden. Vor allem aber sollte es der entscheidende erste Schritt zu einer positiven Beziehung sein und Ihren neuen Mitarbeiter:innen den Weg zum Erfolg ebnen, damit sie produktiv sein und eine Karriere in Ihrem Unternehmen aufbauen können.

Sie können dies mit einem einfachen, aber maßgeschneiderten und ansprechenden Onboarding-Erlebnis erreichen, das sich auch in großem Maßstab durchführen lässt.

Reibungsloses Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

Die besten Onboarding-Programme beginnen mehr als zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Sie sollten neuen Mitarbeiter:innen das Gefühl geben, willkommen zu sein, und sie für ihre neue Aufgabe begeistern, anstatt sich nur auf die Erfüllung der Vorschriften zu konzentrieren. In diesem Abschnitt geht es um Best Practices, die sicherstellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen ein angenehmes und effektives Onboarding erfahren.

Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen einen guten Start: Fokus auf Sinn, Kultur und Marke

Die Bedeutung der Sinn darf beim Onboarding nicht unterschätzt werden. Ihre neuen Mitarbeiter:innen sollten sich mit dem übergeordneten Ziel Ihres Unternehmens verbunden fühlen. Achten Sie darauf, vom ersten Tag an den Beitrag ihrer Rolle zu vermitteln. Bringen Sie sie mit den Menschen zusammen, mit denen sie tagtäglich arbeiten werden, und unterstützen Sie von Anfang an konstruktive Gespräche. Richten Sie nach Möglichkeit ein Buddy- oder Mentoringprogramm ein, damit sie sofort ein Gefühl für das Arbeitsumfeld bekommen.

Zu den empfohlenen Hilfsmitteln für diese Etappe der Reise gehören:

Unternehmensvideos oder Präsentationen company video or presentation
Unterlagen zur Kultur Diversity Toolkit Report booklet

Struktur schaffen: Verwaltung aller Onboarding-Aufgaben in einem einzigen benutzerfreundlichen Portal für neue Mitarbeiter:innen

Neue Mitarbeiter:innen sollten nicht das Gefühl haben, eine ganze Liste von Aufgaben auf einmal erledigen zu müssen. Jeder Aspekt sollte zeitgerecht ausgelöst werden, damit sie sich nicht überfordert fühlen. Ihre Onboarding-Lösung sollte alle Aufgaben übersichtlich darstellen. Sie sollte Transparenz und Nachvollziehbarkeit auf einen Blick gewährleisten, sodass Sie Maßnahmen ergreifen und Bewerber erinnern können, wenn sie zurückbleiben. Durch dieses Maß an Organisation können Sie beim Umgang mit dem Bewerber strategischer vorgehen.

Zu den typischen Aufgaben für diese Etappe der Reise gehören:

  • Schulung neuer Mitarbeiter:innen und entsprechende Zertifikate (falls zutreffend)
  • Planung von Besprechungen mit dem Personalverantwortlichen und den Teamkolleg:innen
  • Bereitstellung Ihres Mitarbeiter:innen-Handbuchs
  • Richtlinien für Remote- oder Hybridarbeit (falls zutreffend)
  • Übergabe von Geräten
  • Information neuer Mitarbeiter:innen über Arbeitgeberleistungen
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Wertvolle Erkenntnis

Unternehmen mit einem standardisierten Onboarding-Prozess verzeichnen eine um 62 % höhere Produktivität neuer Mitarbeiter:innen und eine Erhöhung von 50 % bei der Bindung von Talenten.

Vereinfachung der Aufgabenerledigung: Unkomplizierte Bearbeitung aller Dokumente durch elektronische Signatur (E-Signatur)

Die Vereinfachung der Aufgabenerledigung sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen im Verlauf der Aktivitäten engagiert bleiben. Suchen Sie nach Tools, die E-Signaturen unterstützen, um eine benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen und gleichzeitig die Einhaltung von Richtlinien zu standardisieren.

Die US-Gesetze ESIGN Act und UETA sowie die europäische eIDAS-Verordnung haben dazu beigetragen, dass sich elektronische Signaturen weltweit durchgesetzt haben. Durch diese rechtlichen Rahmenbedingungen sind elektronische Signaturen genauso rechtsverbindlich wie physische Unterschriften (außer in bestimmten Anwendungsfällen wie etwa bei Testamenten).

Lassen Sie uns auch über die notwendigen Schritte sprechen, um die Gültigkeit der elektronischen Signatur zu gewährleisten (beispielsweise einen Prüfpfad oder zumindest ein klares Signal der Absicht des Unterzeichners).

Zu den Compliance-Dokumenten, die Ihre neuen Mitarbeiter:innen digital signieren muss, gehören unter anderem:

  • Richtlinie zur Datenaufbewahrung
  • W4- und I-9-Formulare für US-Mitarbeiter:innen
  • Ermächtigung zur Direktüberweisung
  • Formular für Notfallkontakte
  • Social-Media-Richtlinie

Ein modernes Onboarding-Tool sollte Ihnen auch die Möglichkeit geben, diese und andere Compliance-Schritte gezielter nach Standort und Rolle anzupassen.

Definition des Onboarding-Prozesses auf globaler Ebene, Konfiguration nach Rolle und Standort

Unterschiedliche Rollen, Branchen und Regionen erfordern unterschiedliche Due-Diligence-Aufgaben. Die Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen erfordert ein anderes Onboarding-Erlebnis. Ihr Onboarding-Prozess sollte global festgelegt, aber für diese verschiedenen Anwendungsfälle angepasst werden. Gehen wir einmal näher auf die Konfigurierbarkeit ein.

Zugeschnittene Abläufe nach Rolle

Eine gute Onboarding-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, den Prozess für Ihre spezifische Branche und für bestimmte Rollen innerhalb Ihres Unternehmens zu konfigurieren. So benötigen beispielsweise Lebensmittelbetriebe für bestimmte Mitarbeiter:innen eine Bescheinigung für den Umgang mit Lebensmitteln. Logistikunternehmen brauchen eine Fahrbescheinigung oder einen gewerblichen Führerschein. Europäische Unternehmen haben möglicherweise eine strengere Datenschutzrichtlinie. Achten Sie darauf, dass Ihre Onboarding-Lösung dieses Maß an Detailgenauigkeit unterstützt, damit Sie allen Ihren neuen Mitarbeiter:innen ein gleichermaßen ansprechendes und regelkonformes Erlebnis bieten können.

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Individuelle Abläufe nach Region und mehrsprachige Unterstützung

Ein gutes Onboarding-Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Onboarding in großem Maßstab durchzuführen, ohne dabei regionale Details zu vernachlässigen. Es sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, individuelle Abläufe zu erstellen, die speziell auf das jeweilige Land oder die Region zugeschnitten sind. Ihre Plattform sollte sich nahtlos der eingestellten Sprache anpassen. Damit entfällt die manuelle Konfiguration und die Skalierbarkeit ist gewährleistet.

Zu den je nach Region oder Rolle unterschiedlichen Onboarding-Dokumenten gehören unter anderem:

  • Urlaub und Sozialleistungen
  • Arbeitsgenehmigungsformulare

Individuelles Remote-Onboarding und Zusammenarbeit

Viele Unternehmen setzen auf ein hybrides Arbeitsmodell, aber sind sie auch in der Lage, ein ansprechendes Onboarding-Erlebnis für Remote-Mitarbeiter:innen zu bieten? Das ist ein wichtiger Schritt im Kampf gegen die Mitarbeiter:innen-Fluktuation. Menschen wünschen sich eine flexiblere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Gleichzeitig haben Studien gezeigt, dass neue Mitarbeiter:innen bei der Einarbeitung um 20 % mehr Unterstützung durch ihre Vorgesetzten benötigen als vor der Pandemie. Das ist besonders wichtig für Mitarbeiter:innen, die im Homeoffice arbeiten und nicht vor Ort mit ihrem Team interagieren können.

Als Best Practice:

  • Richten Sie mehrere Berührungspunkte ein, um die Beziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Sie können zum Beispiel festlegen, dass sich Personalverantwortliche nach einer Woche, einem Monat und 90 Tagen jeweils mit den neuen Mitarbeiter:innen treffen sollen.
  • Definieren Sie Projektmeilensteine und Remote-Überprüfungszyklen für den neuen Mitarbeiter:innen, um ihm zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, und mögliche Risiken zu erkennen.
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Ihr Onboarding-Tool sollte eine klare Übersicht über die Beteiligung der Stakeholder bieten, damit ein hohes Maß an Engagement für die Bewerber:innen gegeben ist und nichts durch das Raster fällt. Wenn das Einstellungsteam keinen Termin für ein Gespräch mit den Kandidat:innen vereinbart, führt das zu einem schlechten Remote-Onboarding-Erlebnis. Verringern Sie diese Risiken, indem Sie das Einstellungsteam einbeziehen und von Anfang an klare Aufgaben zuweisen.

Suche nach Tools zur Automatisierung von Datenerfassung, Feedback und Management

Ihr Onboarding-Prozess sollte die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen in den Vordergrund stellen, aber Sie dürfen dabei wichtige Details nicht aus den Augen verlieren, die im Laufe des Einstellungsprozesses zutage getreten sein könnten. Suchen Sie nach Onboarding-Tools, die bereits in Ihre Talent Acquisition Suite integriert sind oder sich eng in Ihr Technologiesystem integrieren lassen. Dieser Abschnitt veranschaulicht, wie vollständige Datentransparenz und Prozessintegration zu einem insgesamt besseren Onboarding-Erlebnis führen.

Datentransparenz für ein besseres Onboarding

Die Daten, die Sie zu Beginn des Einstellungsprozesses erfassen, können von unschätzbarem Wert sein, wenn Sie das Onboarding für neue Mitarbeiter:innen individuell gestalten wollen, was zu größerem Erfolg führt. Sie könnten zum Beispiel festgestellt haben, dass Kompetenzlücken vorliegen, die durch Schulungen behoben werden müssen. Eine bereits in Ihre Talent Acquisition Suite integrierte Onboarding-Lösung kann alle im Einstellungsprozess gesammelten Daten nutzen, um personalisierte Abläufe für bestimmte Kompetenzlücken zu erstellen. Eine Lösung, die sich in Ihr ATS (Bewerbermanagementsystem) integrieren lässt, kann dies wahrscheinlich nicht ohne erheblichen Entwicklungsaufwand leisten.

new employee completing survey

Erfassung von Feedback

Ihre Onboarding-Lösung sollte es Ihnen auch leicht machen, Feedback von Ihren neuen Mitarbeiter:innen und dem Einstellungsteam einzuholen. So können Sie Ihren Onboarding-Prozess und Ihre Strategie zur Talentgewinnung verbessern. Natürlich sollten Sie am Ende der Einarbeitungszeit eine „Net Hiring“-Umfrage durchführen. Vielleicht sollten Sie aber auch in verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses Feedback einholen, um laufende Verbesserungen vorzunehmen.

Effiziente Personalarbeit

Aus Sicht der Personalabteilung kann eine Lösung, die eine optimierte Datenerfassung und -transparenz bietet, ebenfalls von Vorteil sein, um unnötige Arbeit zu vermeiden. Beispielsweise sollten alle Informationen zur Gehaltsabrechnung, die Sie beim Onboarding erfassen, automatisch an Ihr Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet werden.

Einfache Verwaltung und Interoperabilität für die IT

Aus der IT-Perspektive sollten Sie Lösungen den Vorzug geben, die voreingestellte Integrationen mit Ihrem HRIS (Human Resources Information System, Personalwesen-Informationssystem) und ATS bieten. Ihr Onboarding-Tool sollte sämtliche von neuen Mitarbeiter:innen über Formulare übermittelten Daten erfassen und übertragen und Ihr HRIS aufgrund des Fortschritts bei den Aufgaben und Zuweisungen aktualisieren.

Die Systemintegration ist eine komplexe Aufgabe, doch eine gute Onboarding-Lösung sollte diese Last nicht auf die IT-Abteilung der Personalabteilung abwälzen. Dies sollte durch robuste voreingestellte Integrationen geschehen. Die korrekte Übermittlung von Daten an das HRIS sollte eher ein Prüfpunkt sein als ein Bereich der Entwicklung, der noch abgedeckt werden muss.

Kurz gesagt: Achten Sie bei der Auswahl eines Onboarding-Tools auf diese Funktionen:

  • Ein userfreundliches Portal, das die Aufgabenverwaltung für neue Mitarbeiter:innen, die Personalabteilung und das Einstellungsteam vereinfacht
  • Zugeschnittene Abläufe für die Konfiguration nach Standort und Rolle
  • Unterstützung der elektronischen Signatur für ein effizientes Ausfüllen von Dokumenten und globale Skalierbarkeit, ohne dass die Einhaltung von Vorschriften beeinträchtigt wird
  • Möglichkeit zur Erfassung von Feedback
  • Datentransparenz und einfache Verwaltung durch robuste Integrationen mit Ihrem ATS und HRIS

Fazit

Im Zeitalter hoher Personalfluktuation können Sie es sich nicht leisten, ein schlechtes Onboarding zu bieten. Automatisieren Sie Compliance-Aufgaben, damit Sie sich von Beginn an auf den Aufbau einer guten Beziehung zu Ihren neuen Mitarbeiter:innen konzentrieren können. Passen Sie Ihr Onboarding-Programm an lokale Bedürfnisse und das Arbeiten in Remote-Modellen sowie an die jeweilige Rolle an. Nutzen Sie wertvolle Erkenntnisse, um das Erlebnis der neuen Mitarbeiter:innen zu personalisieren, und stellen Sie sicher, dass Sie zur Verbesserung Feedback einholen. Suchen Sie nach einem Onboarding-Tool, das sich in Ihr bestehendes Technologiesystem einbinden lässt und ein einfaches, zugeschnittenes und ansprechendes Onboarding-Erlebnis bietet, das in großem Umfang verwaltet werden kann.