Introduction

Les entreprises du monde entier font aujourd'hui face à un véritable "tsunami des départs de leurs collaborateurs. En 2021, 69 millions de personnes ont démissionné ou changé d’emploi aux États-Unis. Cette tendance devrait s’accentuer en 2022, plus particulièrement chez les jeunes générations.

Selon une récente étude de Microsoft, 52 % des employés de la génération Z et des millenials seraient susceptibles de changer d’employeur cette année. Ce qui représente une hausse de 3 % par rapport à l’année dernière. Cette inquiétante situation l’est tout autant en Europe. Selon un sondage de Randstad UK, 69 % des employés au Royaume-Uni sont prêts à changer d’emploi. Mais quelles sont les causes de cette ""tempête parfaite"" ?

La réponse devrait désormais sembler évidente : une faible implication et une insatisfaction généralisée des collaborateurs. Selon certaines études, seuls 21 % des employés se sentent impliqués dans leur travail à l’heure actuelle. Parmi eux, près de la moitié se disent déconnectés de leur entreprise. En parallèle, une large proportion des sondés estiment que la pandémie a affecté négativement la culture de leur entreprise.

Il est devenu impératif que les équipes RH repensent les environnements de travail. L’intégration des employés, élément pourtant primordial, est souvent négligée dans ce processus. 69 % des employés déclarent être plus susceptibles de rester 3 ans ou plus dans une entreprise s’ils y sont bien intégrés. Mais seuls 12 % des employés pensent sincèrement que leur entreprise favorise une bonne intégration des nouveaux employés.

69 % des employés déclarent être plus susceptibles de rester 3 ans ou plus dans une entreprise s’ils y sont bien intégrés loyal employees
Mais seuls 12 % des employés pensent sincèrement que leur entreprise favorise une bonne intégration des nouveaux employés satisfied employees

Lorsque l’intégration échoue, les candidats ont le sentiment que l’entreprise ne tient pas les promesses faites lors du processus de recrutement, ce qui peut faire ou défaire la relation entre les deux parties dès le départ. Sans programme d'onboarding efficace, vous courrez le risque de faire vivre une mauvaise expérience à vos collaborateurs, ce qui alimentera l’attrition. Ceci nuira non seulement à votre réputation, mais aussi à vos résultats financiers. Selon des recherches, une entreprise peut perdre six à neuf mois du salaire d’un employé à identifier un remplaçant et à réaliser son intégration.

Comment rendre un programme d'onboarding efficace ? Comment le concevoir de manière à aider vos nouveaux employés à s’impliquer et à devenir plus productifs ? Comment le standardiser, l’adapter et le gérer dans tous les pays ?

Trouvez les réponses à vos questions dans ce guide. Les pages suivantes mentionnent les bonnes pratiques afin d’offrir une bonne expérience d'onboarding ainsi que des éléments d’orientation quant au choix d’un outil d'onboarding.

Ce guide est idéal pour :

les responsables RH
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les responsables de l’acquisition de talents
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les personnels du service informatique des RH
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Définir l’onboarding

Commençons par quelques définitions de base.

L’onboarding des employés est le processus d’intégration formelle des nouveaux collaborateurs au sein de votre entreprise. Et en effet, l’un des aspects propres à l’intégration est bel et bien la signature des documents de conformité. Cependant, pour réussir un programme d’onboarding, il faut aller au-delà : les nouveaux collaborateurs doivent se sentir bienvenus et réellement immergés dans la culture de votre entreprise. Le programme doit présenter aux nouveaux employés les outils et les équipes avec lesquels ils travailleront. Mais surtout, il doit servir de première étape dans la construction d’une relation qualitative, et tirer vos employés vers le haut pour qu’ils puissent être productifs et qu’ils fassent carrière au sein de votre entreprise.

Vous pouvez y parvenir grâce à une expérience d’intégration simple, mais personnalisée et différenciante, pouvant être gérée à grande échelle.

Offrir une expérience convaincante à vos nouveaux employés

Les meilleurs programmes d’onboarding débutent plus de 2 semaines avant le premier jour de travail. Ils doivent faire en sorte que les nouveaux collaborateurs se sentent bien accueillis et susciter de l’enthousiasme pour leur nouveau travail, plutôt que de se limiter aux aspects de conformité. Cette section souligne les bonnes pratiques afin d’offrir à vos nouveaux employés une expérience d’onboarding agréable et efficace.

Motivez vos employés : concentrez-vous sur les objectifs, la culture et la marque

Ne sous-estimez pas l’importance de votre raison d’être dans le processus d’onboarding. Vos nouveaux employés doivent se sentir connectés à la mission globale de votre entreprise. Expliquez-leur quelle sera leur contribution, et ce dès le premier jour. Associez-les aux personnes avec lesquelles ils travailleront au quotidien et favorisez les discussions de qualité dès le départ. Le cas échéant, mettez en place un programme de “buddy” ou de mentorat afin qu’ils puissent immédiatement avoir un aperçu de leur futur environnement de travail.

À ce stade du programme, nous recommandons de partager ces documents :

Vidéos d’entreprise ou présentations company video or presentation
Livrets sur la culture de l’entreprise Diversity Toolkit Report booklet

Donnez un cadre : gérez l’ensemble des tâches d’onboarding à l’aide d’un portail intuitif

Les nouveaux employés ne doivent pas se sentir débordés face à un trop grand nombre de tâches à effectuer en même temps. Présentez chaque élément en temps opportun afin de ne pas les oppresser. Votre solution d’onboarding doit permettre une organisation claire des tâches. Elle doit assurer la visibilité et la traçabilité en un seul regard afin que vous puissiez prendre des décisions et aider les candidats en difficulté. Avec un tel niveau d’organisation, vous serez en mesure d’être plus stratégique dans votre communication avec les candidats.

À ce stade du programme, nous recommandons de réaliser ces tâches :

  • Formations des nouveaux collaborateurs et certifications correspondantes (le cas échéant)
  • Planification de réunions avec le manager qui embauche et les autres membres de l’équipe
  • Distribution de votre manuel de l’employé
  • Partage des règles relatives au travail hybride ou à distance (le cas échéant)
  • Organisation de la remise des équipements
  • Information sur les avantages des nouveaux collaborateurs
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Point clé :

les entreprises ayant mis en place un processus d’onboarding standardisé connaissent une productivité des nouveaux employés supérieure à 62 % et une augmentation de 50 % de la rétention des talents.

Simplifiez l’exécution des tâches : traitez facilement tous les documents à l’aide de la signature électronique

La simplification de l’exécution des tâches favorise le maintien de l’implication des nouveaux collaborateurs tout au long de leurs progrès dans les activités. Recherchez des outils qui prennent en charge les signatures électroniques pour créer un environnement intuitif, tout en standardisant la conformité.

Le U.S ESIGN Act (loi américaine sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national), l’UETA (loi américaine uniforme sur les transactions électroniques) et le règlement eIDAS européen ont contribué à l’adoption de la signature électronique dans le monde. Ces cadres juridiques rendent les signatures électroniques aussi juridiquement contraignantes que les signatures physiques (sauf dans certains cas précis d’utilisation, notamment pour les testaments).

Évoquons également les étapes requises pour garantir la validité d’une signature électronique (avec des éléments comme une piste d’audit ou un signal clair de l’intention du signataire)

Parmi les documents de conformité pouvant être signés par voie électronique par vos nouveaux collaborateurs, vous pouvez retrouver :

  • Une politique de rétention des données
  • Les formulaires W4 et I-9 pour les embauches aux États-Unis
  • Une autorisation de dépôt direct
  • Un formulaire de contact en cas d’urgence
  • Une politique relative aux réseaux sociaux

Un outil d”onboarding moderne doit aussi vous permettre de personnaliser ces documents ainsi que d’autres étapes de conformité par localisation et par rôle.

Définir le processus d’onboarding à l’échelle mondiale, l’adapter au rôle et à la localisation

Les tâches de vérification diffèrent en fonction des postes, des secteurs et des régions. Les employés travaillant à distance nécessitent une expérience d’onboarding différente. Votre processus d’onboarding doit être défini à l’échelle mondiale mais adaptable aux différents cas de figure. Voyons plus en détail les options de configuration.

Personnaliser les workflows en fonction des postes

Une solution d’onboarding efficace doit vous permettre d’adapter le processus à votre secteur ainsi qu’aux divers rôles au sein de votre entreprise. Par exemple, les entreprises du secteur alimentaire exigeront que certains de leurs employés disposent de qualifications en matière de restauration. Les entreprises du secteur de la logistique exigeront des permis de conduire, y compris ceux autorisant la conduite de poids lourds. Les entreprises européennes peuvent disposer de politiques plus strictes en matière de protection des données et de confidentialité. Veillez à ce que votre solution d’onboarding puisse s’adapter à ces divers cas de figure afin d’offrir la même expérience attrayante et conforme à l’ensemble de vos employés.

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Personnaliser les workflows par région et prise en charge multilingue

Un outil d’onboarding efficace doit vous permettre de gérer les intégrations à grande échelle sans pour autant qu’elles ne deviennent génériques. Il doit vous permettre de concevoir des workflows personnalisés par pays ou par localisation. L’expérience utilisateur doit être parfaitement adaptée à la langue maternelle de vos employés. Cela évite toute configuration manuelle et permet de travailler à grande échelle.

Parmi les documents d’onboarding, pouvant différer en fonction des postes ou des régions, vous pouvez retrouver :

  • Les primes de congés et autres avantages sociaux
  • Les formulaires d’autorisation de travail

L’intégration et la collaboration à distance personnalisées

De nombreuses entreprises se tournent vers le travail hybride. Sont-elles pour autant en mesure d’offrir une expérience d’onboarding à distance permettant d’impliquer leurs collaborateurs ? Ce point primordial peut vous permettre de lutter contre les départs de vos employés. De nombreuses personnes souhaitent désormais une approche plus souple de la vie professionnelle. Des recherches ont montré une augmentation de 20 % de la dépendance des nouveaux collaborateurs à l’égard de leurs managers lors de l’intégration, en comparaison avec la période pré-pandémie. Ce point peut s’avérer essentiel pour les employés à distance n’ayant aucune interaction avec leur équipe.

Bonne pratique :

  • Développez plusieurs points de contact afin de maintenir une relation positive. Vous pouvez par exemple affecter une tâche aux managers pour qu’ils s’entretiennent avec les nouveaux employés une semaine, un mois et 90 jours après leurs débuts.
  • Définissez également des points d’étape pour chaque projet ainsi que des périodes de revue de projet à distance afin de donner un cadre aux employés et d’identifier tout risque potentiel.
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Votre outil d’onboarding doit donner une visibilité claire de l’implication des diverses parties prenantes afin que les candidats eux-mêmes soient réellement impliqués et qu’aucun détail ne passe au travers des mailles du filet. Si l’équipe en charge des recrutements ne prévoit pas d’appeler le candidat pour le rencontrer, l’expérience d’onboarding à distance de ce dernier peut être désastreuse. Vous pouvez atténuer ces risques en impliquant l’équipe en charge des recrutements et en assignant des tâches claires dès le départ.

Rechercher des outils permettant de contrôler la collecte, la remontée et la gestion des données

Votre processus d’onboarding doit mettre l’accent sur la collaboration et le relationnel. Cependant, ne perdez pas de vue les détails importants qui ont pu vous sauter aux yeux durant le processus de recrutement. Recherchez des outils d’onboarding natifs à votre suite d’acquisition de talents ou pouvant facilement s’intégrer à vos solutions technologiques existantes. Cette section illustre comment la pleine visibilité des données et l’intégration des processus permettent une meilleure expérience globale d’onboarding.

Visibilité des données et efficacité de l’intégration

Les données rassemblées au début du processus de recrutement peuvent être une véritable mine d’or afin de personnaliser l’expérience d’onboarding des nouveaux collaborateurs et d’obtenir de bons résultats. Vous avez par exemple pu identifier certaines lacunes des candidats concernant des compétences spécifiques, lacunes pouvant être comblées par une formation. Une solution d’intégration native à votre suite d’acquisition de talents peut tirer profit des données collectées au cours du processus de recrutement pour concevoir des workflows personnalisés adaptés aux différentes lacunes concernant certaines compétences. Sans effort de développement, il y a peu de chances pour qu’une solution intégrée à un ATS puisse parvenir à ce résultat.

new employee completing survey

Collecte des retours d’information

Votre solution d’intégration doit aussi faciliter la collecte des commentaires de vos employés et de l’équipe en charge du recrutement. Cela vous permettra d’améliorer votre processus d’onboarding ainsi que votre stratégie globale d’acquisition de talents. Envoyez un questionnaire sur l’embauche à l’issue de la période d’intégration. Il peut aussi être intéressant de recueillir les commentaires de vos nouveaux employés à différentes étapes du processus d’intégration afin de faire des améliorations au fil de l’eau.

Efficacité des opérations de RH

Du point de vue des opérations RH, une solution permettant de rationaliser la collecte et la visibilité des données peut s’avérer pratique afin d’éviter tout travail inutile. Par exemple, les informations relatives au versement des salaires collectées au cours de la période d’intégration doivent automatiquement être transmises à votre système de gestion des salaires.

Gestion simple et interopérabilité des solutions informatiques

Du point de vue des solutions informatiques, privilégiez les solutions offrant une intégration prédéfinie à votre SIRH et à votre ATS. Votre outil d’onboarding doit collecter et transférer les données soumises sous forme de formulaires par le nouveau collaborateur et mettre à jour votre SIRH selon l’évolution des tâches et missions.

Je souhaiterais revoir ce point afin de montrer que l’intégration est un processus lourd, et qu’une solution d’intégration efficace ne se contentera pas de transférer les responsabilités au service informatique des RH. Tout cela doit être pris en charge par de robustes intégrations prédéfinies. Le transfert des données au SIRH doit être une formalité, et non une somme de problèmes à résoudre.

Pour résumer, prenez en compte les fonctionnalités suivantes dans votre choix d’un outil d’onboarding :

  • Portail intuitif permettant de rationaliser la gestion des tâches pour les nouveaux collaborateurs, les RH et les équipes chargées du recrutement
  • Workflows personnalisés permettant la configuration par rôle et par localisation
  • Prise en charge de la signature électronique permettant de compléter les documents efficacement ainsi qu’une utilisation à grande échelle sans risque supplémentaire en matière de conformité
  • Possibilité de collecte des commentaires
  • Visibilité des données et gestion simple grâce à des intégrations à votre ATS et votre SIRH

Conclusion

Alors que les taux d’attrition augmentent, vous ne pouvez plus vous permettre d’offrir une mauvaise expérience d’onboarding. Réalisez les tâches liées à la conformité tout en dégageant du temps pour vous concentrer dès le départ sur la construction d’une relation de qualité avec vos nouveaux collaborateurs. Personnalisez votre programme d’onboarding en fonction des besoins locaux et de travail à distance et selon le type de poste. Exploitez les enseignements clés à votre disposition pour personnaliser l’expérience des nouveaux collaborateurs et recueillez leurs commentaires pour l’améliorer. Recherchez un outil d’onboarding qui vient se connecter à vos solutions technologiques existantes et offre une expérience d’intégration simple, sur-mesure et attrayante pouvant être gérée à grande échelle.