Leitfaden zum Kauf eines Applicant-Tracking-Systems (ATS)

Einen überzeugenden Business Case zu entwickeln, die Unterstützung der relevanten Stakeholder zu gewinnen, Anbieter zu recherchieren und ein neues Applicant-Tracking-System (ATS) auszuwählen und zu implementieren, ist anspruchsvoll. Doch der Aufwand lohnt sich: Eine moderne Lösung hilft dir, Kosten zu optimieren und dein Unternehmen besser auf Veränderungen vorzubereiten.

62 % der Führungskräfte weltweit sind überzeugt, dass ihr Unternehmen profitabler wäre, wenn die Talentgewinnung (Talent Acquisition, TA) optimiert würde. (SmartRecruiters-Umfrage 2024) 

Ob du eine benutzerfreundliche Lösung suchst, die die Akzeptanz in deinen Hiring-Teams erhöht, oder mehr Flexibilität bei der individuellen Gestaltung deiner Prozesse über globale Workflows hinweg brauchst: Du kannst davon ausgehen, dass es ein ATS gibt, das zu deinen Anforderungen passt. Hier erfährst du, wie du im heutigen Markt mit mehr als 100 Anbietern die richtige Lösung findest.

In diesem Artikel erfährst du:

• Wie der Kaufprozess für ein Applicant-Tracking-System abläuft
• Wie du dich auf die Auswahl deines ATS vorbereitest
• Welche typischen Fehler beim Kauf eines ATS auftreten und wie du sie vermeidest
• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Kauf eines Applicant-Tracking-Systems

Überblick über den Kaufprozess eines Applicant Tracking Systems (ATS)

Der Weg zum passenden ATS ist ein vielschichtiger Prozess, bei dem verschiedene Beteiligte eng zusammenarbeiten. Der Prozess umfasst fünf zentrale Phasen. Jede Phase dauert in der Regel etwa einen Monat oder länger. Bei Unternehmen, die Veränderungen schnell umsetzen können, lässt sich dieser Zeitrahmen jedoch verkürzen. Jede Phase besteht aus zwei oder drei wesentlichen Schritten.

Phase I: Deine Anforderungen definieren

Die erste Phase bei der Auswahl eines ATS ist eine Orientierungsphase, in der du dir zunächst einen klaren Überblick über deine aktuellen Herausforderungen und zukünftigen Anforderungen verschaffst. Auch wenn diese Phase Zeit in Anspruch nimmt, gewinnst du dabei wertvolle Erkenntnisse über die Bedürfnisse deiner Organisation. Damit schaffst du eine wichtige Grundlage, um die Lösung auszuwählen, die am besten zu deinem Unternehmen passt.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Aufzuzeigen, wie veraltete Technologie den Erfolg deiner Recruitingprozesse beeinträchtigt

• Deinen Zeitplan und Budgetrahmen zu klären

Phase II: Den ROI nachweisen

Investitionen in neue Technologien sind immer mit konkreten Kosten verbunden. Gleichzeitig können die Vorteile eines aktualisierten ATS erheblich sein, lassen sich aber nur schwer in Zahlen fassen. In der zweiten Phase geht es darum, die aufwändige Detailarbeit zu leisten, um den Return on Investment (ROI) für dein Unternehmen nachzuweisen und zu begründen, warum jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Modernisierung ist.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Einen Business Case für die Veränderung entwickeln

• Entscheidungsträger mit passgenauer Kommunikation einbinden

• Das Stakeholder Management effizienter gestalten

Phase III: Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Sobald du die relevanten Stakeholder eingebunden und eine priorisierte Liste der wichtigsten Funktionen und Anforderungen erstellt hast, beginnt die eigentliche Anbietersuche. Ähnlich wie bei der Vorauswahl von Bewerbungen geht es in dieser Phase darum, die Anbieter herauszufiltern, deren Lösungen am besten zu den Zielen deines Unternehmens passen.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Potenzielle Anbieter auf dem Markt identifizieren

• Die erste Liste anhand einer Bedarfsanalyse auf höchstens fünf Anbieter verkürzen, mit denen du anschließend ein Requests for Proposals (RFP) durchführen kannst

Phase IV: RFPs versenden (Requests for Proposals)

Die Bewertung von Anbietern im Hinblick auf aktuelle und zukünftige Anforderungen mithilfe einer umfassenden Ausschreibung ist für die meisten mittelständischen und großen Unternehmen ein unverzichtbarer Schritt. In dieser Phase formulierst du die Ausschreibungsunterlagen, sendest sie an die ausgewählten Anbieter und analysierst ihre Antworten. 

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• RFPs erstellen und versenden

• Antworten bewerten und dabei Passgenauigkeit und Kosten vergleichen

• Die Beteiligung und Beiträge des Buying Teams koordinieren

Phase V: Die Entscheidung treffen

Nach Phase IV solltest du mindestens zwei ATS Anbieter identifiziert haben, deren Lösungen sehr gut zu den Anforderungen deines Unternehmens passen. In der letzten Phase entscheidest du dich für einen Anbieter und leitest die Prüfungen durch die Rechtsabteilung, IT und Finanzabteilung ein. So kann dein Projekt in die Implementierung übergehen.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Wenn kein klarer Favorit feststeht, zum Business Case zurückkehren

• Die Prüfungen durch die Rechtsabteilung, IT und Finanzabteilung koordinieren, um die Compliance sicherzustellen

So bereitest du dich auf den Kauf deines ATS vor

Es führt kein Weg daran vorbei: Je besser du dich auf den Kaufprozess für dein ATS vorbereitest, desto reibungsloser verläuft der Prozess. Du kannst zwar nicht jeden Einwand, jedes Hindernis oder jede unerwartete Unterbrechung vorhersehen. Mit einer guten Vorbereitung kannst du jedoch typische Stolpersteine vermeiden.

Relevante Stakeholder identifizieren

Bestimme ein bis fünf Entscheidungsträger aus den Bereichen Talent Acquisition, Employer Branding, sofern relevant, Finance, HR und IT. Berücksichtige dabei gegebenenfalls auch Verantwortliche für die digitale Transformation. Diese Personen werden das neue ATS abschließend freigeben. Du musst sie nicht kontaktieren, bevor du mit dem Prozess beginnst. Wichtig ist zunächst nur, dass du weißt, wer sie sind.

Interne Fürsprecher gewinnen

Im Gegensatz zu relevanten Stakeholder, die möglicherweise nur auf übergeordneter Ebene eingebunden sind, treiben interne Fürsprecher das Projekt aktiv voran. Sie beraten dich, geben Orientierung und setzen sich für das neue ATS ein. Vielleicht hast du ihr Interesse bereits geprüft oder weißt, dass sie die richtigen Personen für diese Aufgabe sind. Wichtig ist, sie von Anfang an einzubinden.

Budget für dein Applicant Tracking System sichern

Das klingt vielleicht selbstverständlich, aber bevor du mit der Suche beginnst, solltest du sicherstellen, dass ausreichend Budget für ein neues ATS vorhanden ist. Grundlage dafür können die aktuellen Ausgaben, ein Gespräch mit deiner Bereichsleitung oder andere Informationen sein. Entscheidend ist, dass du die Finanzierung vor dem Start doppelt und dreifach prüfst.

Den Kauf deines ATS an den Unternehmenszielen ausrichten

Es ist entscheidend, dass du verstehst, welchen Beitrag die Talentgewinnung zur Erreichung konkreter Unternehmensziele oder KPIs (Key Performance Indicators) leisten kann. Dadurch kannst du klar zeigen, wie Recruiting, Kostensenkung und Personalplanung zur Erreichung dieser Ziele beitragen.

Typische Fehler beim Kauf eines ATS und wie du sie vermeidest

Nur weil dein Unternehmen bereits ein ATS nutzt, heißt das noch lange nicht, dass die Geschäftsleitung dem Kauf eines neuen Systems zustimmt. Wenn verschiedene Fachbereiche gleichzeitig andere Prioritäten verfolgen, müssen möglicherweise zahlreiche Tools und Systeme verlängert oder aktualisiert werden. Spare dir den Aufwand, dich für ein ATS zu begeistern, das du am Ende nicht einführen kannst, und vermeide die folgenden fünf typischen Fallstricke.

• Zu tief in den ATS Auswahlprozess einsteigen und am Ende von der Geschäftsleitung oder HR IT gestoppt werden.
  Die Lösung? Sich die Unterstützung der relevanten Entscheidungsträger sichern, bevor du mit der ersten Recherche beginnst.
• Nicht über ausreichend Budget verfügen und dies erst zu spät erkennen (etwa während der RFP Phase).
  Die Lösung? Sicherstellen, dass ein Budget vorhanden ist und ein vergleichbarer Betrag für ein neues ATS eingeplant werden kann.

Nicht über ausreichendes Budget verfügen und dies erst zu spät erkennen (etwa während des RFP Prozesses).

Die Lösung? Sicherstellen, dass ausreichend Budget vorhanden ist und ein vergleichbarer Betrag für ein neues ATS eingeplant werden kann.

• Die Grenzen eines Recruiting-Moduls im HRIS nicht ausreichend kennen.
  Die Lösung? Lies diesen Artikel dazu.
• Die geschäftlichen Auswirkungen veralteter Recruiting-Technologie unterschätzen.
  Die Lösung? Lies diesen Artikel über sieben Anzeichen dafür, dass es Zeit für ein neues ATS ist.
• Im RFP Prozess nicht prüfen, wie ein Anbieter seine Lösung zukunftssicher macht.
  Die Lösung? Frage die Anbieter, wie sie die Zukunft in den Bereichen Partnerschaften, Funktionalität, Daten und Compliance sowie bei der laufenden Pflege und Weiterentwicklung ihrer Lösung berücksichtigen.

Schritt für Schritt zum passenden Applicant Tracking System

Egal, ob du zum ersten oder bereits zum fünften Mal ein ATS kaufst: Eine verlässliche Orientierungshilfe kann dir auf diesem Weg enorm helfen. Deshalb haben wir die Expert:innen von SmartRecruiters befragt, die den Prozess bereits aus beiden Perspektiven kennen. So konnten wir die besten Tipps, Vorlagen und weitere praktische Hilfsmittel zusammenstellen.

Der ultimative Leitfaden für den ATS-Kauf begleitet dich durch jeden Schritt auf dem Weg zum passenden ATS. Er enthält ausfüllbare Arbeitsblätter, eine achtstufige Anleitung für die RFP Phase und eine ROI Matrix, mit der du Investitionen fundiert bewerten kannst. 

Lade den Guide herunter und beschleunige den Weg deines Teams in das Zeitalter des Superhuman Hiring™.