Le guide concret pour choisir un ATS (Applicant Tracking System)

Construire un business case, mobiliser les parties prenantes, comparer les solutions du marché, puis choisir et déployer un nouvel ATS (Applicant Tracking System) demande du temps et de l’investissement. Mais le jeu en vaut la chandelle : une solution moderne permet de mieux maîtriser les coûts et d’aider l’entreprise à s’adapter plus facilement aux évolutions de ses besoins business.

• 62 % des dirigeants estiment que leur entreprise serait plus rentable si sa fonction d’Acquisition de Talents était optimisée. (Enquête SmartRecruiters 2024)

Que vous recherchiez un ATS plus intuitif pour faciliter son adoption par les managers et recruteurs, ou plus flexible pour répondre à la diversité de vos processus de recrutement, il existe une solution adaptée à vos besoins. Reste à trouver celle qui vous convient parmi plus d’une centaine de fournisseurs sur le marché.

Dans cet article, vous découvrirez :

• Les grandes étapes pour choisir un ATS
• Comment bien préparer votre projet avant de vous lancer
• Les erreurs fréquentes lors du choix d’un ATS et comment les éviter
• Le guide étape par étape pour choisir votre ATS

Les grandes étapes pour choisir un ATS

Le choix d’un ATS est un processus qui implique de nombreux interlocuteurs et s’articule autour de cinq grandes phases. Chacune prend généralement un mois ou plus, même si ces délais peuvent être raccourcis lorsque l’entreprise est déjà prête à conduire le changement. Chaque phase comprend deux à trois étapes clés.

Les étapes à suivre lors du choix d’un ATS

_________________Mois 1 à 3___________________I___________Mois 4 à 6_________

Phase I : définir vos besoins

La première phase consiste à faire le point sur l’existant afin d’identifier les difficultés rencontrées aujourd’hui et les opportunités d’amélioration pour demain. Cette étape demande du temps, mais elle permet de mieux comprendre les besoins de votre organisation et de poser les bases nécessaires pour choisir la solution la plus pertinente.

À ce stade, il s’agit notamment de :

• Identifier l’impact d’une technologie vieillissante sur les résultats de votre recrutement
• Définir votre calendrier et vos contraintes budgétaires

Phase II : démontrer le ROI

Investir dans une nouvelle technologie représente un coût direct et mesurable. Et si les bénéfices d’un ATS plus moderne peuvent être considérables, ils ne sont pas toujours simples à quantifier. Cette deuxième phase consiste donc à démontrer le retour sur investissement (ROI) attendu et à justifier la nécessité de faire évoluer votre solution.

À ce stade, il s’agit notamment de :

• Construire un business case solide en faveur du changement
• Adapter votre communication aux différents décideurs
• Faciliter la coordination des parties prenantes

Phase III : présélectionner les fournisseurs

Une fois les parties prenantes mobilisées et vos fonctionnalités prioritaires définies, vous pouvez commencer à étudier les solutions disponibles sur le marché. Comme pour la présélection des candidats, l’objectif de cette troisième phase est d’aboutir à une sélection de fournisseurs qui répondent aux objectifs de votre organisation.

À ce stade, il s’agit notamment de :

• Identifier les fournisseurs susceptibles de répondre à vos besoins
• Réduire votre liste initiale en fonction de vos besoins afin de lancer un appel d’offres auprès de cinq fournisseurs maximum

Phase IV : lancer les appels d’offres (RFPs)

Pour la plupart des moyennes et grandes entreprises, un appel d’offres détaillé est une étape incontournable pour évaluer la capacité des fournisseurs à répondre aux besoins de recrutement actuels et futurs. Cette quatrième phase consiste à préparer les demandes, à les envoyer aux fournisseurs présélectionnés, puis à analyser leurs réponses.

À ce stade, il s’agit notamment de :

• Préparer et envoyer les appels d’offres
• Évaluer les réponses en mettant en regard l’adéquation de chaque solution avec son coût
• Coordonner la participation des différents membres de l’équipe projet

Phase V : prendre une décision

À l’issue de la phase IV, vous devriez avoir identifié au moins deux fournisseurs d’ATS répondant étroitement aux besoins de votre entreprise. Cette dernière phase consiste à choisir la solution retenue, puis à lancer les validations nécessaires auprès des équipes Finance, Juridique et IT avant de passer au déploiement.

À ce stade, il s’agit notamment de :

• Revenir au business case si aucune solution ne se démarque clairement
• Mener les validations Juridique, IT et Finance nécessaires pour garantir la conformité

Comment bien préparer votre projet avant de vous lancer

Plus vous serez préparé avant de vous lancer dans le choix d’un ATS, plus le processus sera fluide. Impossible, bien sûr, d’anticiper toutes les objections, tous les obstacles ou tous les imprévus. Mais quelques étapes en amont peuvent vous aider à éviter les difficultés les plus courantes.

Identifier les parties prenantes du projet

Identifiez entre un et cinq décideurs au sein des équipes Acquisition de Talents, Marque Employeur (le cas échéant), Finance, RH ou IT, sans oublier les responsables de la transformation digitale si nécessaire. Ce sont eux qui devront valider le choix du nouvel ATS. Inutile de les solliciter dès cette étape, l’essentiel est de savoir qui devra intervenir dans la décision.

S’appuyer sur des relais internes (“champions”)

Contrairement aux parties prenantes, qui peuvent n’intervenir qu’à certaines étapes clés, les relais internes, aussi appelés “champions”, jouent un rôle actif tout au long du projet. Ils peuvent vous conseiller, vous accompagner et défendre le choix d’un nouvel ATS en interne. Vous avez peut-être déjà identifié les bonnes personnes. Dans tous les cas, mieux vaut les impliquer dès le départ.

Définir le budget consacré à l’ATS

Cela peut sembler évident, mais assurez-vous de disposer du budget nécessaire avant de commencer à comparer les solutions. Vous pouvez vous appuyer sur les dépenses actuelles, échanger avec votre direction ou utiliser d’autres données internes. L’essentiel est de valider le budget disponible avant de vous lancer.

Aligner le choix de l’ATS sur les objectifs de l’entreprise

Il est important de comprendre comment l’acquisition de talents peut contribuer aux objectifs et aux KPI de votre entreprise. Vous pourrez ainsi établir un lien clair entre votre projet ATS et des priorités stratégiques comme l’amélioration du recrutement, la réduction des coûts ou la planification des effectifs.

Les erreurs fréquentes lors du choix d’un ATS et comment les éviter

Ce n’est pas parce que votre entreprise utilise déjà un ATS que la direction sera nécessairement prête à investir dans une nouvelle solution. Les priorités et les budgets sont nombreux, et plusieurs outils ou systèmes peuvent être en attente de renouvellement ou de modernisation.

Pour éviter d’avancer trop loin dans votre recherche avant de découvrir qu’un obstacle compromet le projet, voici cinq erreurs fréquentes à anticiper.

• Avancer trop loin dans la recherche avant que le projet ne soit validé.
  Vous avez déjà étudié plusieurs solutions, mais la direction ou l’équipe HRIT finit par mettre un terme au projet.
  La solution ? Mobiliser les décideurs concernés avant de commencer à explorer les solutions du marché.
• Découvrir trop tard que le budget est insuffisant.
  Le manque de budget ne devient évident qu’à un stade avancé du projet, par exemple au moment de lancer les appels d’offres.
  La solution ? Vérifier en amont qu’un budget suffisant peut être consacré à l’acquisition d’un nouvel ATS.
• Sous-estimer les limites d’un module de recrutement HCM.
  Les limites d’un module de recrutement intégré à votre HCM ne sont pas toujours suffisamment prises en compte au moment d’évaluer les différentes options.
  La solution ? Consultez notre article “Que faire si votre module de recrutement HCM ne suffit plus ?”.
• Sous-estimer l’impact d’une technologie de recrutement vieillissante sur l’entreprise. Une technologie devenue obsolète peut avoir des répercussions qui vont bien au-delà du quotidien des recruteurs.
  La solution ? Consultez notre article “Quand faut-il changer d’ATS ? Les 7 indicateurs à surveiller”.
• Ne pas évaluer la capacité du fournisseur à répondre aux besoins futurs.
  Un ATS doit pouvoir répondre à vos besoins actuels, mais aussi accompagner leur évolution.
  La solution ? Lors de l’appel d’offres, demandez aux fournisseurs comment ils anticipent les évolutions à venir en matière de partenariat, de fonctionnalités, de données et de conformité, ainsi que de maintenance de la solution.

Choisir son ATS : le guide de référence

Que vous choisissiez un ATS pour la première ou la cinquième fois, pouvoir vous appuyer sur un guide tout au long du processus peut faire toute la différence. C’est pourquoi nous avons interrogé des experts SmartRecruiters qui connaissent bien ces enjeux, aussi bien du côté des entreprises que des fournisseurs, afin de réunir leurs meilleurs conseils et des ressources pratiques.

Choisir son ATS : le guide de référence vous accompagne à chaque étape. Vous y trouverez notamment des fiches de travail à compléter, une méthode en huit étapes pour mener votre appel d’offres et une matrice ROI pour vous aider à faire le meilleur investissement pour votre organisation.

Téléchargez le guide dès aujourd’hui pour aider votre équipe à entrer dans l’ère du recrutement proactif et stratégique.